我在厦门从事外贸发货这个工作已经有好几年的时间了, 我的手头上累计积累了非常多的大大小小的急件操作经验。我讲一句非常实在的心理话, 在对待空运急件这个业务的时候, 打电话之前所要做的那个准备工作的环节比起电话打给对方的本身动作, 它的重要性是更加大的。
不少人在刚开始的时候往往就会急忙忙地去拨打手机号码去询问能不能进行飞行安排这样一个事情, 可是最终的结果就是发现信息根本就没有给予齐全, 于是导致了来回沟通花费了大量的时间, 这样就使得原本紧张的时间被毫无理由地耽误掉了。
这篇文章把我自己在实际发生货物发送行为的过程中所总结出来的寻找电话联系方式、准备所需的各种全面信息、还有跟踪货物后续进展情况这几件具体的事情逐一地进行梳理和展示出来, 并且所涉及到的所有内容全部都是属于可以实际操作层面的知识和技巧。
厦门空运急件电话怎么找
最直接的渠道其实就是货代的销售或者客服号码, 这些号码一般都会在货代官网、公众号, 还有办公场所门口印着。但是很多人却不知道, 同一家的货代旗下有不同航线的资源, 也有不同舱位的资源, 负责对接的人员可能完全不一样。
要是你打总机去问说发往法兰克福的急件要找谁的话, 前台很大概率是接不住的, 还得转给那些对应变种的同事。
因此, 我所实施的举措是, 提前就把那些经常通行的航线的对接人给保存起来, 并且对他们进行备注操作, 将这些人的姓名还有他们所负责的区域都写清楚, 这样在紧急件到来的时候, 就可以直接打电话去联系相对应的那个对的人, 以此来省下转接过程所需要花费的那几分钟的时间。
另外, 你还可以利用机场货运代理公开发布的信息来处理业务。厦门高崎机场以及新建成的翔安机场内, 各自安排了几家货运代理进行驻点服务。这些驻场机构对外联系的电话号码, 一般都能在杭州机场货运大楼的引导标识牌上面找到。
如果你需要运输的货物具备非常特殊的性质, 比如重量超出常规限制、形状不规则或者温度控制要求严格的情况, 直接选择位于现场的服务商会比寻找普通的货运代理商获得更高的操作效率。这主要就是因为驻场代理能够在出货当天顺利办理舱位装载手续。
打这个电话前要准备什么
千万不要把“准备”这这两个字给看小了。
我曾经见过好多人在拿起电话打电话的时候, 在那儿支支吾吾地瞎说, 张口就说我有个货想要发过去, 你瞧瞧这个能不能够走通这条路道, 然而对面的那个人紧接着就问起来了那个货物的尺寸还有重量以及目的地是哪一个地方, 这些个信息呢, 全部都回答不上来, 就这样白白地浪费了一个回合的电话沟通。
我如今已经养成了一定的习惯, 那就是在拨出那个电话号码先前, 把如下的一些关键信息清清楚楚地写在我手机的备忘录里面去, 包含有具体的品名总共有多少件、另外单件的具体的尺寸还有全部的总重量是多少、起运的那一个港口在哪儿、最后的目的港是在什么位置、最迟送达的时间是何时、还有是不是需要去购买保险这一项内容。
所提供信息的完整度越高, 对手方在给出报价以及确认提供舱位这两个方面的操作速度就会变得越为迅速, 而对于那些急需处理的货物来讲, 最为令人担忧和棘手的情况无非就是需要花费大量时间去进行反复的确认。
此外, 还有一个常被大家忽视的关键环节: 在发货之前, 务必先核实当天的航班动态情况。因为从厦门起飞的国际货运航班, 极易受到天气状况以及航班时刻调整等多重因素的干扰, 特别是在台风频发季节时, 这种影响尤为显著。
通常情况下, 我会习惯性地登录气象官方网站或者专业的航空资讯平台, 迅速查看是否存在大规模延误的情况信息。
假如确发现有此类延误风险, 那么我就必须要非常明确、坚决地向货代方强调所谓的“最晚送达时间”到底截止于何时, 从而要求他们优先帮我进行舱位锁定操作, 千万不要抱着等待第二天再行补充申请的那种侥幸心理。
打完电话之后还要盯什么
之前通过电话商谈确定的价格以及所需的时效, 在货物实际降落机场之前, 存在随时发生变化的可能性。对于我每一个需要紧急处理的包裹, 我都会要求对方再次通过文字形式把航班的编号、预计离开起运港的具体时间, 以及目的港口负责操作的代理人员的联系方式全部发送一遍给我。
从那之后, 我会每隔六个小时就主动询问一次运输的最新进展状态, 这并非是为了催促对方加快进度, 而是为了对关键环节进行确认和核实。当货物最终抵达目的港并进入海关清关流程的那一阶段，负责办理清关手续的代理服务人员响应速度的快慢, 基本上就直接决定了是否能够按时把包裹安全地交到收件人的手中。
即便对方明确告知表示事务已经妥善安排完毕, 完全不需要再进行额外操心, 我依然会坚持每隔两个小时就去拨打电话进行确认一通, 因为那些性质紧急的重要文件根本承受不起所谓“不用管”这三个字所带来的任何延误风险。
发货这一件事, 其根本在于确保信息准确无误送达相关方, 同时要死死盯住每一个关键时间节点。电话沟通仅仅只是一个起始动作, 后续必须持续跟进货运舱位、跟踪货物单证、紧盯清关进程, 每一个环节都不能出现失误或中断, 货物才能实现安全抵达最终目的地的目标。
